Come Impostare una Riunione Zoom
Aggiornato il 09/04/2024• Soluzioni comprovate
Potrebbe essere che hai necessità di imparare come organizzare una riunione Zoom, magari quando sei ferie o devi lavorare da casa; in ogni caso è comunque necessario comunicare con i colleghi per discutere su argomenti seri e/o prendere decisioni importanti.
Disponibile per piattaforme Mac, iOS, Android, Windows e Linux, Zoom permette di superare in modo semplice le barriere causate dalla distanza, questo perché l'app ti consente di effettuare videoconferenze gratuite con un massimo di 100 partecipanti e indipendentemente dalla loro posizione geografica. Il limite di 100 partecipanti può essere aumentato a 300 e 1000 acquistando piani di abbonamento a pagamento Business ed Enterprise Plus.
Scorrendo questa guida, troverai spiegato nel dettaglio come impostare una chiamata o una conferenza Zoom, oltre a come rendere l'intera sessione della riunione più semplice e utile apportando piccole modifiche all'app. Inoltre, imparerai anche come impostare una riunione Zoom in Outlook e Google Calendar o come pianificare riunioni Zoom per il futuro.
- Parte 1: Come Impostare Zoom Meeting
- Parte 2: Suggerimenti per una Migliore Configurazione di una Riunione Zoom
- Parte 3: Pianifica e Organizza una Riunione Zoom per il Futuro
- Parte 4: Come Impostare Riunioni Zoom su Google Calendar
- Parte 5: Impostare una Riunione Zoom in Outlook
Parte 1: Come Impostare Zoom Meeting
La buona notizia è che, se sei semplicemente un partecipante a una riunione Zoom, non devi per forza scaricare e installare l'app. Puoi partecipare alla conferenza seguendo l'URL tramite il browser web che preferisci e digitando l'ID e la password della riunione forniti tramite email o un altro metodo scelto dall'organizzatore.
D'altra canto, se sei tu a ospitare una conferenza (in altre parole, avvii una conferenza e vuoi invitare altri a partecipare), devi installare Zoom sul tuo dispositivo.
Puoi imparare come impostare una riunione Zoom direttamente da zero seguendo i passaggi indicati di seguito:
Passaggio 1: Scarica e Installa Zoom
Avvia il tuo browser web preferito (Mozilla Firefox qui) sul tuo computer (qui utilizzano un PC Windows 10), vai a https://zoom.us/download, clicca su Download e segui le istruzioni che verranno visualizzate per scaricare Zoom sul disco rigido locale. Fatto questo, puoi utilizzare il file di installazione ZoomInstaller.exe per installare il programma e quindi continuare con il passaggio successivo.
Passaggio 2: Avvia Zoom e Iscriviti
Clicca due volte sull'icona di collegamento di Zoom presente sul desktop, clicca su Sign In e scegli una delle opzioni specificate nella sezione a destra della casella successiva per poter creare un account Zoom gratuito. Una volta fatto, torna alla casella, inserisci il tuo indirizzo email e la password dell'iscrizione nei campi corrispondenti a sinistra e clicca su Sign In per accedere al tuo account Zoom.
Passaggio 3: Configura Nuova Riunione
Dall'interfaccia principale clicca su New Meeting, rimani in attesa mentre l'app si connette al server e, se vuoi, clicca su Join with Computer Audio per poter utilizzare voce e audio durante la conferenza.
A questo punto fai clicca su Invite presente nella parte inferiore dello schermo, vai alla scheda Email nella parte superiore della casella successiva, clicca sul tuo provider di servizi email (in questo caso Gmail), nel campo A della bozza email inserisci gli indirizzi email dei partecipanti che vuoi invitare e clicca su Send.
Nota: in alternativa puoi utilizzare la scheda Contacts così da invitare partecipanti che sono già aggiunti all'elenco dei contatti, oppure puoi inviare manualmente un invito con i pulsanti Copy URL o Copy Invitation visualizzati nella parte inferiore.
Quando i partecipanti ricevono la mail possono utilizzare l'URL e l'ID riunione e la password per partecipare alla conferenza Zoom. Durante tutto questo procedimento possono anche scaricare l'app utilizzando il link visualizzato dal browser oppure cliccando su join from your browser che viene visualizzato a quel punto, click here e segui utilizzando il browser web senza installare il programma.
Parte 2: Suggerimenti per una Migliore Configurazione di una Riunione Zoom
Imparare a configurare una riunione Zoom tutto sommato è abbastanza semplice, ma sapevi che le riunioni Zoom possono essere ottimizzate per ottenere la migliore esperienza di discussione da remoto?
Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti che ti permettono di migliorare la qualità delle conferenze e rendere le immagini più professionali e/o piacevoli alla vista:
1. Mirror Effect
Abilitato come impostazione predefinita, il mirror effect permette di capovolgere il display video acquisito dalla webcam/fotocamera del dispositivo durante la conferenza. Puoi attivare o disattivare la funzione cliccando su Settings nell'angolo in alto a destra della finestra Zoom (se non è attiva una conferenza), selezionando Video nel riquadro sinistro e selezionando o deselezionando la casella Mirror my video presente a destra.
2. Appearance Touchup
Questa funzione rende meno nitidi gli oggetti visivi acquisiti da webcam o fotocamera. Tutto ciò è utile quando non si vuole distrarre gli altri partecipanti della riunione con le imperfezioni prodotte da come ti vesti o dal viso sonnolento di uno che si è appena alzato dal letto. Puoi attivare o disattivare questa funzione selezionando o deselezionando la casella Touch up my appearance presente nella sezione destra della categoria Video nella finestra Settings.
3. Virtual Backgrounds
Virtual backgrounds ti permette di nascondere quelle lenzuola disordinate e spiegazzate o gli asciugamani bagnati solitamente sparsi in giro quando sei a casa. Se questa opzione è abilitata puoi scegliere una scena o un ambiente piacevole, che sia visibile durante le conferenze agli altri partecipanti durante.
Per selezionare uno sfondo virtuale, puoi selezionare la casella Settings, cliccare sulla categoria Virtual Background presente nel riquadro sinistro e scegliere lo sfondo preferito da destra. Se utilizzi la funzionalità per la prima volta, potrebbe volerci un po' di tempo per scaricare i pacchetti che sono necessari. Se hai uno sfondo verde fisico, puoi controllare I have a green screen e selezionare il colore corretto.
Bonus: lo schermo verde viene molto utilizzato nelle riprese e durante gli spettacoli televisivi, puoi avere maggiori informazioni su questa abilità magica con il Tutorial Schermo Verde.
4. Prevenire Condivisione Schermi
Puoi impedire a tutti i partecipanti maliziosi o poco piacevoli di condividere il loro schermo deliberatamente o accidentalmente mentre stai parlando di una questione seria. Per farlo, mentre c'è una conferenza in corso, clicca sulla freccia rivolta verso l'alto che si trova accanto all'opzione Share Screen nella parte inferiore della finestra della fotocamera, poi clicca su Advanced Sharing Options e nella casella di seguito seleziona l'opzione Only Host nella sezione Who can share.
5. Disattivare l'Audio dei Partecipanti
Puoi impedire a tutti i partecipanti di trasformare il tuo ambiente sofisticato e professionale in un mercato del pesce, disattivando l'audio di tutti in una volta sola. Per fare ciò, durante una riunione clicca su Manage Participants presente nella parte inferiore dello schermo della fotocamera e clicca su Mute All, nell'angolo inferiore sinistro del riquadro Partecipants visualizzato a destra. In alternativa, per disattivarne l'audio singolarmente clicca sul pulsante Mute accanto al nome di ogni partecipante nel riquadro Partecipants.
Parte 3: Come Pianificare e Organizzare una Riunione Zoom per il Futuro [Client Desktop]
Come host, con Zoom puoi anche pianificare una conferenza. Se vuoi sapere come configurare una riunione Zoom per il futuro, segui le istruzioni riportate di seguito:
Passaggio 1: Accedi alla casella Schedule Meeting
Avvia Zoom (qui utilizzo un computer Windows 10) e clicca su Schedule nella sezione sinistra dell'interfaccia per aprire la casella Schedule meeting.
Passaggio 2: Pianifica una Riunione
Utilizza il calendario a discesa Start per selezionare una data futura per pianificare una riunione e nella casella adiacente scegli l'ora che preferisci per la riunione; puoi giocare con altre opzioni autoesplicative per configurare le preferenze della riunione in base alle tue esigenze ed infine clicca su Schedule per pianificare una riunione.
Passaggio 3: Invita Partecipanti alla Riunione Pianificata
Clicca su Meetings nella parte superiore dell'interfaccia di Zoom, verifica che nel riquadro sinistro sia selezionata la riunione pianificata e clicca sul pulsante Copy Invitation da destra per copiare negli appunti URL dell'invito, ID riunione e password. A questo punto apri il browser web che preferisci, accedi all'account di posta elettronica, scrivi un messaggio per tutti i partecipanti che vuoi invitare, incolla il contenuto copiato nella finestra del messaggio e spedisci l'invito.
Parte 4: Come Impostare Riunioni Zoom su Google Calendar
Se vuoi impostare una riunione Zoom, non è sempre necessario avviare il programma; puoi ottenere lo stesso risultato utilizzando Google Calendar. Ad ogni modo, è comunque necessario disporre di un ID Zoom ed effettuare l'accesso per creare un evento che si concretizzerà in a una conferenza.
Devi Sincronizzare le Riunioni Zoom con il tuo Calendario? Abbiamo capito come farlo su desktop e su telefoni/iPhone/Android, puoi controllarlo qui: Sincronizza Zoom con il Tuo Calendario
Di seguito viene spiegato come configurare una riunione Zoom con Google Calendar:
Passaggio 1: Installa Zoom per l'add-on GSuite
Avvia il browser web che preferisci, poi vai su https://gsuite.google.com/marketplace/app/zoom_for_gsuite/364750910244, clicca Install, poi CONTINUE nell'angolo in basso a destra della casella Get ready to install per l'installazione successivamente visualizzata, e segui le istruzioni visualizzate per installare Zoom for GSuite sul browser.
Passaggio 2: Avvia Google Calendar e Accedi all'Account Zoom
Apri una nuova scheda sul browser, accedi al tuo account Google (qui utilizziamo Gmail per la spiegazione), clicca sull'icona delle Google apps nell'angolo in alto a destra, poi clicca su Calendar cercando tra i programmi disponibili, clicca ancora sull'icona Zoom presente nel riquadro più a destra e accedi al tuo account Zoom.
Passaggio 3: Crea un Evento e Configura Riunione Zoom
A sinistra, dalla finestra principale, scegli la data che preferisci, clicca su un orario di quel giorno in cui desideri ospitare una conferenza, clicca su More Option nella parte inferiore della casella di creazione dell'evento, seleziona Zoom Meeting dall'elenco a discesa Add conferencing, inserisci il nome dell'evento nel campo Add title, presente nella parte superiore, e clicca su Save.
Nota: per pianificare correttamente una riunione e se viene visualizzato il messaggio Failed to create conference, clicca su Try again un paio di volte.
Per invitare i partecipanti a partecipare ad una riunione, torna a Google Calendar, clicca sull'evento che hai creato, clicca su Joining instructions dalla scheda che si aprirà dopo, copia l'intero messaggio di testo, torna a Google Calendar, clicca su Mail nella parte superiore della casella dell'evento, incolla i dettagli dell'invito nello spazio del messaggio e per inviare il messaggio ai destinatari che desideri invitare alla riunione clicca su Send che trovi nell'angolo inferiore destro.
Parte 5: Impostare una Riunione Zoom in Outlook
Zoom ti permette anche di organizzare una riunione su Outlook. Sebbene la versione desktop di Outlook possa essere utilizzata per questo scopo, è comunque necessario disporre di un account MS Exchange mappato e sincronizzato. I passaggi indicati di seguito ti spiegano come impostare una riunione Zoom su Outlook (versione web):
Passaggio 1: Installa l'add-on GSuite Zoom per Outlook
Avvia il browser che preferisci, clicca per andare alla pagina del componente aggiuntivo Zoom for Outlook, clicca su GET IT NOW da sinistra e segui le istruzioni riportate sullo schermo, in questo modo accederai all'account Microsoft Outlook e potrai installare il componente aggiuntivo.
Passaggio 2: Vai alla Casella del Calendario dell'Evento
Vai al tuo account Microsoft Outlook tramite browser web, clicca sull'icona Calendar in basso, dalla pagina principale clicca sul quadrato che rappresenta la data in cui desideri pianificare una riunione Zoom e clicca su More Options nell'angolo in basso a destra della casella che appare; in questo modo vai alla casella Calendar.
Passaggio 3: Pianifica una Riunione Zoom
Clicca sull'icona More (tre punti allineati orizzontalmente) dall'alto, vai su Zoom e clicca Add a Zoom Meeting. Fai attenzione come la finestra di messaggio si riempie automaticamente con tutte le informazioni relative all'invito, inclusi URL, ID riunione e password di partecipazione.
Abbiamo scritto un articolo proprio su come pianificare una riunione zoom su diversi dispositivi, puoi leggerlo qui: Come Programmare Riunioni su Zoom?
Nota: se non l'hai già fatto potresti dover accedere al tuo account Zoom. Dovrai farlo tramite un link presente sopra la finestra del messaggio. A questo punto digita gli ID dei partecipanti nel campo Invite attendees (prima di aggiungerli qui gli ID devono essere aggiunti all'elenco dei contatti del tuo account Microsoft Outlook) e clicca su Save dall'angolo in alto a destra per pianificare una riunione Zoom.
Conclusioni
Il processo di configurazione di una riunione Zoom è semplice e imparare a impostare una riunione Zoom in Outlook lo è ancora di più. Ad ogni modo, per quest'ultimo procedimento è necessaria l'installazione di una componente aggiuntiva disponibile gratuitamente dal sito web ufficiale del fornitore. Lo stesso accade se vuoi utilizzare Google Calendar per impostare e/o pianificare una riunione Zoom con dei partecipanti. Per concludere, essendo una delle soluzioni più economiche (es gratuito nella maggior parte degli scenari) per riunioni di lavoro virtuali e videoconferenze, Zoom è apprezzato da quasi tutti i professionisti in tutto il mondo.
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