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Come Programmare le Riunioni su Zoom?

Sep 03, 2021• Proven solutions

La videoconferenza sta diventando sempre più importante in quanto un numero crescente di aziende sceglie di spostare la maggior parte delle proprie operazioni online. Un'applicazione per videoconferenze come Zoom consente di organizzare le settimane del calendario o anche mesi in anticipo, programmando le riunioni per una data particolare.

La programmazione di una riunione Zoom non è tanto più difficile che iniziarne una nuova, in quanto si tratta di un'opzione integrata disponibile su tutte le versioni dell'applicazione. Quindi, in questo articolo, vi mostreremo come programmare le riunioni su Zoom dal vostro browser web, da un computer o da un dispositivo mobile.

Come programmare le riunioni di Zoom da un browser Web?

Zoom offre estensioni sia per Mozilla Firefox che per Google Chrome che rendono il processo di programmazione più semplice e veloce. Tuttavia, non è necessario installare queste estensioni nel browser web per programmare una riunione, in quanto questo compito può essere eseguito anche dal portale web di Zoom.

 Schedule Zoom Meetings in Web

Fare clic sulla scheda Riunioni dopo aver effettuato l'accesso al proprio account Zoom, quindi fare clic sul pulsante Pianifica una Nuova Riunione che si trova nella scheda Prossime riunioni. È quindi possibile iniziare a personalizzare le opzioni della riunione aggiungendo un argomento, creando una descrizione completa della riunione o impostando la data e l'ora della riunione.

 Zoom Schedule Meeting Interface

Zoom consente anche di specificare la durata di una riunione, ma non è necessario preoccuparsi di inserire la durata esatta di una riunione, poiché la riunione non terminerà automaticamente dopo la scadenza del periodo di tempo specificato.

 Zoom Schedule Meeting Interface Settings

Inoltre, è possibile decidere se la password per un meeting è obbligatoria, abilitare l'opzione video host e partecipante o consentire ai partecipanti di partecipare utilizzando l'audio del computer, l'audio del telefono o entrambi. In qualità di host del meeting che si sta programmando, è possibile scegliere di disattivare l'audio di tutti i partecipanti quando entrano in un meeting o consentire loro di partecipare a un meeting prima di voi.

Una volta terminate le impostazioni della riunione, fare clic sul pulsante Salva e aggiungi la riunione al calendario di Google, Outlook o Yahoo.

Scheduled  Zoom Meeting

È quindi possibile copiare l'invito alla riunione e inviarlo ai partecipanti via e-mail. Per coloro che sono appena entrati in videoconferenza Zoom, si consiglia di consultare la guida su Come impostare i meeting Zoom per un’esperienza di videochiamata a distanza ottimale.

Come programmare le riunioni con Zoom Desktop Client?

Gli utenti Mac e PC possono programmare gli incontri con Zoom Desktop Client in pochi semplici passi. Una volta lanciato Zoom ed effettuato l'accesso al proprio account, è necessario fare clic sull'icona Pianifica.

Schedule Zoom Meeting on Zoom Client

Sullo schermo apparirà la finestra Scheduler, e potrete inserire l'argomento, specificando la data e l'ora di inizio della riunione o impostarne la durata. Il fuso orario del computer verrà utilizzato per impostazione predefinita, ma è possibile modificarlo facilmente cliccando su un menu a tendina Fuso orario e selezionando un nuovo fuso orario.

È inoltre possibile scegliere se attivare il video dell'host e dei partecipanti, scegliere una delle opzioni audio disponibili o richiedere una password per la riunione. Selezionare una delle opzioni del calendario prima di cliccare sul pulsante Programma per confermare le modifiche apportate. Successivamente, è necessario aprire il servizio di calendario selezionato per aggiungere il meeting creato.

Come programmare le riunioni da un dispositivo mobile?

Sia la versione per iOS che quella per Android di Zoom è possibile programmare le riunioni, in più processo per la programmazione su dispositivi mobili è identico. Toccate il pulsante Pianifica dopo aver lanciato l'applicazione Zoom e procedete a regolare le impostazioni del meeting come fareste su un portale web o su una versione client desktop della piattaforma.

Schedule Zoom Meeting on Android

Si tenga presente che alcune opzioni non saranno disponibili se sono disabilitate o bloccate sul proprio account o in un gruppo in cui si sta creando un meeting. Una volta regolate le opzioni video e audio, impostate l'ora e la data di una riunione o abilitate la funzione Aggiungi al calendario, potete toccare il pulsante Fine per completare il processo di configurazione.

Come programmare riunioni ricorrenti?

Zoom permette a tutti i suoi utenti di programmare riunioni ricorrenti dal portale web, dal client desktop o dall'applicazione mobile. Tutto quello che dovete fare è cliccare sulla casella di controllo accanto all'opzione Recurring Meeting mentre programmate una nuova riunione.

Zoom Recurring Meeting Settings

Una volta attivata la funzione Riunione Ricorrente, è possibile procedere e scegliere la frequenza di ricorrenza, specificare la frequenza di ripetizione della riunione e impostare la data di scadenza. Il numero di ricorrenze è limitato a cinquanta, ma è possibile selezionare l'impostazione No Fixed Time se si desidera che la riunione si ripeta più di cinquanta volte.

Una volta attivata la funzione Riunione Ricorrente, è possibile procedere e scegliere la frequenza di ricorrenza, specificare la frequenza di ripetizione della riunione e impostare la data di scadenza. Il numero di ricorrenze è limitato a cinquanta, ma è possibile selezionare l'impostazione No Fixed Time se si desidera che la riunione si ripeta più di cinquanta volte.

Fare clic sul pulsante Salva per confermare le modifiche apportate e poi fare clic sul pulsante Programma per completare il processo di creazione di un incontro ricorrente. Gli host delle riunioni di Zoom possono aggiungere, modificare o cancellare le occorrenze dopo la creazione di una riunione ricorrente, anche se le riunioni che vengono aggiunte a un servizio di calendario devono essere modificate attraverso il servizio di calendario a cui sono state aggiunte.

Andare alla scheda Riunioni, fare clic sulla riunione ricorrente che si desidera modificare e quindi individuare l'opzione Mostra tutte le occorrenze.

 Scheduled Zoom Meetings List

L'elenco di tutte le occorrenze apparirà sul vostro schermo e dovreste cliccare su Modifica o Cancella opzioni, a seconda di ciò che volete fare. Nel caso in cui si desideri creare una nuova occorrenza, si dovrebbe fare clic sull'opzione Aggiungi un'altra occorrenza che si trova in fondo all'elenco delle occorrenze della riunione. Al termine, fare clic sul pulsante Salva per confermare le modifiche apportate. Inoltre, Zoom consente di modificare tutte le occorrenze se si desidera apportare la stessa modifica ad una riunione.

Conclusione

La programmazione delle riunioni con Zoom è un processo semplice che chiunque può completare anche se non ha mai utilizzato questa piattaforma di videoconferenza. Gli utenti che stanno comunicando con i membri del loro team o con i loro clienti possono trarre il massimo vantaggio dalla programmazione delle riunioni di Zoom, perché ciò consentirà loro di sapere esattamente quando la prossima avrà luogo. Questo articolo ti è stato utile? Lasciate un commento e condividete con noi le vostre opinioni.

Mario Difrancesco
Mario Difrancesco is a writer and a lover of all things video.