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Prendere appunti durante una riunione significa spesso partecipare meno alla riunione stessa. È per questo che le AI per riunioni sono diventate uno dei casi d’uso più maturi dell’intelligenza artificiale in azienda: registrano o ascoltano la call, producono una trascrizione, sintetizzano decisioni e trasformano la conversazione in attività.
Nel 2026, però, la semplice trascrizione è quasi una commodity. Le differenze importanti tra i vari assistente riunioni AI sono altre: qualità in italiano, presenza o meno di un bot visibile nella call, accuratezza nell’attribuzione degli speaker, action item, ricerca nelle riunioni passate, integrazioni con CRM/project management e policy sulla privacy. Anche il fatto che una funzione sia già inclusa in Zoom, Teams o Google Meet può cambiare completamente la scelta.
Abbiamo quindi confrontato le soluzioni più popolari pensando a riunioni reali: team interni, sales call, interviste, customer research, lezioni e meeting internazionali.
Confronto rapido: quali funzioni contano davvero
La tabella non usa un punteggio unico perché gli utenti hanno priorità diverse. Valuta soprattutto le colonne che corrispondono al tuo workflow: uno strumento eccellente in una funzione può essere mediocre in un’altra.
| Strumento | Modalità di acquisizione | Piattaforme / ecosistema | Trascrizione | Output dopo il meeting | Automazioni / integrazioni | Limite principale | Ideale per |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Otter.ai | Bot/assistente che può partecipare alla riunione o acquisire audio | Workflow con Zoom, Meet, Teams e calendario nelle configurazioni supportate | Trascrizione live con speaker e ricerca nel testo | Summary, punti chiave e action item | Calendar, collaboration e strumenti di produttività | Supporto linguistico e qualità variano per lingua/accento | meeting generali, interviste e note consultabili |
| Fireflies.ai | Notetaker bot che entra nel meeting o registra tramite integrazioni | Ampia copertura di piattaforme di videoconferenza | Trascrizione con ricerca, topic e speaker | Summary, task, estrazione di insight e clip | CRM, Slack, project management e workflow sales | Il bot visibile può non essere adatto a meeting sensibili | sales, customer success e team operativi |
| Fathom | Assistente di meeting collegato alle call supportate | Focus su Zoom, Meet e Teams nelle integrazioni disponibili | Trascrizione e highlight durante/dopo la call | Riassunti strutturati, action item e clip condivisibili | CRM e strumenti di lavoro nei piani supportati | Più orientato a meeting online che a registrazioni offline | consulenti, demo, customer call e sales |
| tl;dv | Bot/notetaker per call online | Zoom, Google Meet e Microsoft Teams | Trascrizioni, timestamp e ricerca tra molte riunioni | Summary per topic, clip e insight cross-meeting | CRM, automazioni e workflow di ricerca | Può essere sovradimensionato per chi vuole solo una semplice trascrizione | UX research, product, sales e team distribuiti |
| Granola | Prende note dal computer senza far entrare un bot visibile nella call | Lavora sopra il meeting tool usato dall'utente | Usa audio e note dell'utente per completare il verbale | Note rifinite e strutturate a partire dagli appunti personali | Workflow centrato sulle note più che sull'automazione CRM | Meno adatto se serve registrazione video/clip o analytics sales | manager, founder e meeting dove non vuoi un bot partecipante |
| Zoom AI Companion | Integrato direttamente nelle riunioni Zoom | Ecosistema Zoom | Transcript/caption e funzioni AI native in base al piano | Meeting summary, domande sulla riunione e next step | Si integra naturalmente con il workflow Zoom | Meno utile fuori da un'organizzazione Zoom-first | aziende che standardizzano le riunioni su Zoom |
| Microsoft 365 Copilot in Teams | Integrato in Teams con dati e transcript della riunione | Microsoft Teams e Microsoft 365 | Usa transcript e contenuto meeting nelle funzioni abilitate | Recap, domande, decisioni, task e riferimenti alla discussione | Collegamento con Outlook, Word, Loop e dati Microsoft 365 | Richiede licenze e ambiente Microsoft compatibili | aziende Microsoft 365 con processi strutturati |
| Gemini in Google Meet | Funzioni AI integrate in Google Meet | Google Meet e Workspace | Note e trascrizione nelle configurazioni supportate | Riassunti, note e follow-up collegati al workspace | Drive, Docs, Gmail e Calendar nell'ecosistema Google | Il vantaggio diminuisce se il team non usa Google Workspace | team Google Workspace e organizzazioni Meet-first |
Gli strumenti consigliati nel 2026
1. Otter.ai
Otter è uno dei nomi storici della categoria e combina trascrizione, note, ricerca e collaborazione. È utile quando il team vuole un archivio consultabile delle conversazioni.
Funzioni principali: Transcription, summaries, search, collaboration.
- Pro: Prodotto maturo e orientato alla ricerca nelle note.
- Limiti: Valuta con attenzione supporto linguistico, limiti e privacy in base al tuo caso.
- Ideale per: meeting generali e interviste.
2. Fireflies.ai
Fireflies è forte nelle integrazioni: registra e trascrive meeting, poi collega insight e note a CRM, Slack, task manager e altri sistemi.
Funzioni principali: Transcription, summaries, analytics, CRM integrations.
- Pro: Ottimo per sales e workflow post-meeting.
- Limiti: Il bot che partecipa alle call può non essere ideale in riunioni sensibili.
- Ideale per: sales, customer success e team operativi.
3. Fathom
Fathom punta su semplicità, registrazione, riepiloghi e condivisione. È diventato popolare anche grazie a un piano gratuito generoso per singoli utenti.
Funzioni principali: Recording, transcript, summaries, clips.
- Pro: Facile da usare e molto rapido nel produrre note utili.
- Limiti: Funzioni team e avanzate possono richiedere piani superiori.
- Ideale per: professionisti e consulenti.
4. tl;dv
tl;dv è particolarmente utile quando vuoi ritrovare e condividere momenti specifici di call lunghe. La capacità di creare clip e cercare trasversalmente le riunioni lo rende interessante per ricerca e product team.
Funzioni principali: Recording, transcript, clips, search, analytics.
- Pro: Ottimo per condividere evidenze da interviste e meeting.
- Limiti: Può essere sovradimensionato per chi vuole solo un breve verbale.
- Ideale per: UX research, product e team distribuiti.
5. Granola
Granola adotta un approccio diverso: è pensato per migliorare le note dell’utente senza portare un bot visibile nella riunione. Questo piace a chi vuole un’esperienza più discreta.
Funzioni principali: Notes enhancement, summaries, bot-free workflow.
- Pro: Meno intrusivo e adatto a conversazioni naturali.
- Limiti: È meno orientato alla registrazione condivisa stile meeting library.
- Ideale per: manager, founder e meeting sensibili.
6. Zoom AI Companion
AI Companion è integrato nell’ecosistema Zoom e può produrre riepiloghi, domande/risposte e supporto alla produttività senza aggiungere un’app esterna.
Funzioni principali: Zoom meetings, summaries, AI assistance.
- Pro: Conveniente per team già standardizzati su Zoom.
- Limiti: Il valore diminuisce se l’azienda usa più piattaforme.
- Ideale per: organizzazioni Zoom-first.
7. Microsoft 365 Copilot in Teams
Copilot in Teams può sintetizzare discussioni, punti chiave e action item, e integrarsi con il contesto Microsoft 365.
Funzioni principali: Teams, meeting recap, tasks, chat context.
- Pro: Forte integrazione con documenti, chat e identity aziendale.
- Limiti: Licenze e policy possono essere complesse; alcune funzioni dipendono dalla trascrizione.
- Ideale per: aziende Microsoft 365.
8. Gemini in Google Meet
Google sta portando funzioni AI come note e riepiloghi direttamente in Meet. Per team Workspace significa evitare bot esterni e mantenere il workflow dentro Google.
Funzioni principali: Meet, notes, summaries, Workspace integration.
- Pro: Molto naturale per organizzazioni Google Workspace.
- Limiti: Disponibilità e funzionalità dipendono dal piano e dall’amministrazione.
- Ideale per: team Google Workspace.
Come scegliere senza farsi guidare solo dal nome del tool
Bot o niente bot? È una scelta importante Molti meeting assistant entrano nella call come partecipanti virtuali. È comodo perché registrano in modo indipendente, ma può creare attrito con clienti o colloqui sensibili. Gli strumenti integrati nella piattaforma e le soluzioni “bot-free” riducono questo problema, ma possono avere altri limiti di compatibilità.
Prima di registrare o trascrivere, rispetta le regole aziendali e informa i partecipanti quando necessario. Per meeting con dati personali, HR, legali o clienti, la governance è parte della scelta del prodotto quanto la qualità del riassunto.
Quando trasformare il risultato in un video
Se il lavoro prodotto dall’AI deve diventare un tutorial, una presentazione registrata, un contenuto didattico o un video di formazione, Wondershare Filmora può essere usato per montare registrazioni, schermate, voce, sottotitoli e materiali visuali in un unico progetto. L’AI può accelerare ricerca e preparazione, ma il video finale richiede comunque una struttura chiara e una revisione umana.
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Cosa rende davvero utile un verbale AI
Una trascrizione completa non è ancora un verbale. Un buon output deve distinguere tra decisioni, azioni, domande aperte e informazioni di contesto. Deve inoltre riportare chi è responsabile di un’attività e, quando viene detto, entro quale scadenza. Se il tool produce soltanto un riassunto narrativo, il team sarà costretto a rileggere la call per capire che cosa fare.
Prima di scegliere un assistente, fai un test con tre riunioni diverse: una call interna veloce, un meeting con più speaker e un colloquio con terminologia tecnica. Controlla l’attribuzione delle voci, l’italiano, la gestione di acronimi e nomi propri e la qualità degli action item. Verifica anche quanto è semplice correggere il testo: nessun sistema di trascrizione è perfetto, soprattutto con audio scadente, persone che si sovrappongono o accenti diversi.
Infine valuta il “dopo”. Le note devono arrivare dove il team lavora: CRM, task manager, documentazione o cartella del progetto. Se restano isolate nel portale del meeting assistant, il valore diminuisce. Le integrazioni e l’automazione post-meeting sono quindi spesso più importanti di una differenza marginale nella qualità della trascrizione.
Preparare la riunione migliora anche il risultato dell’AI
La qualità delle note dipende molto da come è organizzato il meeting. Un’agenda con punti chiari, nomi dei progetti e obiettivi riduce l’ambiguità e aiuta il sistema a produrre un riepilogo più utile. Se sai che verranno prese decisioni, dedica un momento finale a ricapitolare ad alta voce responsabilità e scadenze: il meeting assistant avrà materiale più netto da trasformare in action item. Anche la qualità audio conta: microfoni lontani, sovrapposizioni e stanze rumorose peggiorano la trascrizione più di quanto faccia la differenza tra due modelli concorrenti.
Per riunioni ricorrenti, crea infine un formato standard di verbale con decisioni, responsabili, scadenze e rischi aperti: confrontare i meeting settimana dopo settimana diventa molto più semplice.
Domande frequenti
Qual è la migliore AI per trascrivere riunioni?
Otter, Fireflies, Fathom e tl;dv sono tra le soluzioni più note; la scelta dipende da lingua, piattaforma e integrazioni.
Esiste un AI meeting assistant senza bot?
Sì, Granola è noto per un workflow più discreto; anche alcune funzioni native delle piattaforme evitano bot esterni.
Teams e Google Meet hanno già l’AI?
Sì: Microsoft Copilot e le funzioni Gemini/Workspace possono fornire note, riepiloghi e assistenza, a seconda del piano e delle impostazioni aziendali.
Nota: funzioni, limiti free e prezzi dei servizi AI cambiano rapidamente. Verifica sempre le pagine ufficiali prima di una decisione d’acquisto o di un uso professionale.
