Come Utilizzare le Breakout Rooms di Zoom
Aggiornato il 26/11/2024• Soluzioni comprovate
Come Utilizzare le Breakout Rooms di Zoom
L'obiettivo finale di ogni team manager è quello di massimizzare l'efficienza del team, ma riunioni di grandi dimensioni possono rivelarsi spesso improduttive a causa della mancanza di tempo per comunicare che hanno i membri del team. Inoltre, è difficle per più persone parlare contemporaneamente durante una riunione, quindi è sempre meglio creare uno spazio separato in cui i diversi membri del team possano parlare senza interruzioni.
L'applicazione Zoom offre una soluzione perfetta a questo problema consentendo ai partecipanti di partecipare a breakout room dove è possibile discutere compiti particolari in privato.
Se stai appena iniziando ad utilizzare Zoom sei nel posto giusto. Perché in questo tutorial ti mostreremo come utilizzare le breakout Rooms di Zoom durante le riunioni che ospiti.
- Parte 1: Cos'è una Breakout Room in Zoom?
- Parte 2: Come Creare una Breakout Room?
- Parte 3: Come Gestire le Breakout Room?
- Parte 4: Come Registrare Riunioni di Breakout Room?
- Parte 5: Risoluzione di Problemi Relativi alle Breakout Room di Zoom
Parte 1: Cos'è una Breakout Room in Zoom?
Una breakout room è una stanza secondaria che si può creare durante una riunione e si utilizza per suddividere una riunione in un massimo di 50 sessioni interattive. L'app consente di scegliere se creare queste stanze secondarie e dividere i partecipanti in gruppi più piccoli automaticamente o manualmente.
Se vuoi creare 50 sessioni interattive con un massimo di duecento partecipanti, dovrai acquistare il componente aggiuntivo Large Meeting. Ogni partecipante a una sessione interattiva ha il controllo completo su video, audio e opzioni di condivisione dello schermo e può registrare ogni sala riunioni in locale. Se l'host della riunione ha abilitato la funzione di registrazione su cloud, Zoom registrerà solo la stanza principale permettendo ai partecipanti di registrare la breakout room separatamente.
Parte 2: Come Creare una Breakout Room?
1. Abilita le Breakout Room su Zoom
La creazione di una breakout room richiede di installare il client desktop di Zoom e la creazione di un account su Zoom. Dopo aver completato questi due passaggi, dovresti accedere al tuo account e scegliere l'opzione Impostazioni Account dal menu Gestione Account. Trova la funzione Breakout Room nella scheda Riunioni e se la funzione è disabilitata cliccaci per attivarla.
Gli host possono assegnare i partecipanti alle breakout room durante la pianificazione di una riunione cliccando sulla casella di controllo Consenti all'host di assegnare i partecipanti alle breakout room durante la pianificazione di una casella di controllo. Cliccando su Blocca, l'impostazione breakout room diventerà obbligatoria per tutti gli utenti del tuo account Zoom.
Oltre ad utilizzare le breakout room durante le riunioni, puoi anche abilitarle in diversi gruppi che hai creato. Vai al menu Gestione Utenti, clicca su Gestione Gruppo e seleziona il gruppo per il quale vuoi abilitare le breakout room.
Clicca sulla scheda Impostazioni, accedi alla scheda Riunioni e clicca sulla funzione Breakout Room. Ora puoi continuare e abilitare questa opzione come faresti per impostare una riunione Zoom normale.
Zoom inoltre permette agli amministratori e ai membri dell'account di attivare la funzione di breakout room. Se accedi ad un account Zoom come membro dell'account dovrai cliccare sull'opzione Impostazioni oppure andare su Gestione Account e poi selezionare l'opzione Impostazioni Account se accedi all'account Zoom come amministratore.
Successivamente, dovrai semplicemente abilitare l'opzione della breakout room dalla scheda Riunioni e decidere se pre-assegnare membri a stanze particolari durante la pianificazione della riunione.
2. Crea Breakout Room in Zoom Meeting
Dopo aver abilitato la funzione della breakout room devi avviare una nuova riunione e cliccare sull'icona Breakout Room presente nella barra degli strumenti di Zoom. Dovrai impostare il numero di stanze che vuoi creare per la riunione e scegliere se assegnare i partecipanti alle breakout room automaticamente o manualmente.
Clicca sul pulsante Crea Rooms per completare il processo e procedere ad impostare ciascuna stanza.
Parte 3: Come Gestire le Breakout Room?
Zoom offre diverse opzioni per semplificare la gestione delle breakout room, quindi dopo aver creato breakout room per una riunione clicca sull'icona Opzioni.
A questo punto puoi decidere se spostare tutti i partecipanti nelle breakout room automaticamente, consentendo ai partecipanti di tornare alla sessione principale in qualsiasi momento oppure impostare l'intervallo di tempo dopo il quale tutte le breakout room verranno chiuse. Se vuoi puoi anche attivare un countdown inerente alla chiusura di una breakout room per specificarne la durata.
Clicca su Apri tutte le Rooms per iniziare ad assegnare i partecipanti alle differenti breakout room. Quindi dovresti cliccare su Assegna, accanto a una stanza particolare, e selezionare tutti i partecipanti che vuoi aggiungere proprio a quella stanza. Considera che non appena aggiungi il primo partecipante, il pulsante Assegna verrà sostituito con il numero di partecipanti presenti in ciascuna stanza.
Inoltre, Zoom ti permette di spostare i partecipanti da una stanza all'altra dopo averli assegnati ad una breakout room che hai creato. Accanto ai nomi di tutti i partecipanti aggiunti a una stanza potrai visualizzare le opzioni Sposta e Scambia. Se vuoi spostare un partecipante da una stanza all'altra puoi cliccare sull'opzione Sposta oppure sull'opzione Scambio se vuoi cambiare la posizione di due partecipanti aggiunti a stanze diverse. Inoltre, puoi eliminare tutte le breakout room create e farne di nuove cliccando sul pulsante Crea Nuovamente oppure puoi eliminare una stanza selezionata.
Parte 4: Registrare Breakout Room di Zoom
I partecipanti che entrano in una breakout room potranno disporre di diverse opzioni, potranno disattivare/riattivare l'audio di altri partecipanti, avviare o interrompere un video, vedere l'elenco completo dei partecipanti, condividere i loro schermi, chattare o registrare una sessione.
I partecipanti non possono avviare la registrazione di una breakout room finché non ricevono l'autorizzazione dall'host. In linea di massima gli host dovrebbero abilitare tale opzione prima di aprire le stanze, nonostante si possa concedere l'autorizzazione entrando in una stanza e abilitando l'opzione Registrazione Locale.
A questo punto puoi cliccare sul pulsante Registra e registrare le attività all'interno della tua breakout room. Con Zoom puoi mettere in pausa o interrompere una registrazione in qualsiasi momento semplicemente cliccando sul pulsante corrispondente nella barra degli strumenti della riunione.
Tieni conto che se il processo di registrazione viene interrotto in un modo diverso dal cliccare sui pulsanti Stop o Pausa potresti perdere il video.
Abbiamo scritto un articolo sulle riunioni di Zoom, se delle domande a riguardo puoi consultarlo qui: Guida per Registrare Riunioni di Zoom.
Parte 5: Risoluzione di Problemi Relativi alle Breakout Room di Zoom
Creare e gestire breakout room non dovrebbe essere molto difficile, ma potresti comunque riscontrare problemi. Vediamo alcuni dei problemi più comuni riscontrati dagli utenti di Zoom nelle breakout room.
1. Perché Non Riesco ad Entrare in una Breakout Room di Zoom?
Solo gli utenti con accesso al client desktop Zoom, all'app mobile Zoom e ai dispositivi H.323/SIP possono unirsi alle breakout room. Se utilizzi Zoom da browser web non potrai entrare in una breakout room.
2. Posso comunicare con i partecipanti alla sessione Breakout?
Gli host possono comunicare solo con i partecipanti di una singola breakout room per volta, quindi devono entrare in una stanza a cui è stato assegnato quel particolare partecipante per potergli parlare.
3. I partecipanti possono passare da una stanza all'altra dopo l'inizio di una sessione?
No, non è tra le opzioni. Ma se rimuovi un partecipante dalla riunione potrai assegnarlo a una nuova breakout room dopo che si sarà nuovamente unito alla riunione.
4. Cosa succede se perdo o chiudo un invito a una sessione breakout?
I partecipanti possono partecipare a una sessione breakout prima che finisca. L'icona Breakout Session rimarrà attiva per tutto il tempo che la riunione è in corso.
Conclusioni
Dividendo una riunione in sessioni più piccole e con un numero inferiore di partecipanti, puoi aumentare la produttività di un team intero. Le breakout room di Zoom offrono un modo semplice per fare tutto questo, consentendo all'host di creare fino a cinquanta stanze diverse che contengono fino a 200 partecipanti. La creazione di breakout room con Zoom è un processo semplice che richiederà solo pochi minuti. Di solito utilizzi la funzione breakout room di Zoom? Lascia un commento qui sotto e condividi con noi le tue esperienze.
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